Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 1 november 2026.

Je vertrouwt ons gegevens toe wanneer je contact opneemt, lid wordt of inschrijft voor een activiteit. Hier lees je welke gegevens we gebruiken, waarom we dat doen en hoe je je rechten uitoefent. Deze verklaring gaat over de website en de clubadministratie die daarmee samenhangt.

1. Wie is verantwoordelijk?

Handbalclub Dendermonde vzw (HBC Dendermonde), ondernemingsnummer 0872.785.907, Van Langenhovestraat 203A, 9200 Dendermonde, België, is verantwoordelijk voor de verwerkingen die we zelf bepalen. We noemen de club hieronder HBCD.

Vragen of een privacyverzoek? Mail naar info@handbalclubdendermonde.be met als onderwerp “Privacy”, of schrijf naar het adres hierboven. Dit is ons contactpunt voor privacyvragen.

2. Welke gegevens gebruiken we en waarom?

Contact met de club

Via het contactformulier ontvangen we je naam, e-mailadres en de velden die je invult, zoals het onderwerp en je bericht. We bewaren de inzending en versturen een melding aan de club en een ontvangstbevestiging aan jou. We gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden en op te volgen. Voor vragen over een mogelijke aansluiting of bestelling is de grondslag het nemen van stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst. Voor andere vragen steunen we op ons gerechtvaardigd belang om bereikbaar te zijn en onze correspondentie te beheren.

Stuur via vrije tekstvelden geen medische informatie, identiteitsdocumenten of rijksregisternummers. Vermeld ook geen onnodige gegevens van anderen.

Lidmaatschap en sportadministratie

Het aansluitingsformulier vraagt onder meer naam, e-mailadres, geboortedatum, geslacht, geboorteplaats en -land, nationaliteit, adres, type aansluiting en eventueel telefoonnummer. Het bevat momenteel ook optionele velden voor identiteitskaartnummer en INSZ-nummer. Laat deze optionele nummers leeg tenzij de club vooraf uitlegt waarom ze noodzakelijk zijn en op welke specifieke wettelijke toelating de verwerking berust. Een akkoord met deze verklaring vervangt die toelating niet.

We gebruiken de noodzakelijke gegevens om je aanvraag te behandelen, je aansluiting en ploegindeling te organiseren en de vereiste sportadministratie te verzorgen. De grondslag is de voorbereiding en uitvoering van het lidmaatschap. Bij minderjarigen kan de wettelijke vertegenwoordiger de aanvraag indienen. We bewaren ook de ondertekende verklaring en de versie van het formulier als bewijs van de aanvraag. Wettelijke verplichtingen kunnen een aanvullende grondslag vormen voor specifieke administratieve stukken.

Voor aansluiting en federatieadministratie worden noodzakelijke gegevens gedeeld met de betrokken handbalfederaties, waaronder VHV en, wanneer van toepassing, KBHB en LFH. Zij bepalen voor hun eigen administratie zelf het doel en de middelen. Hun eigen privacyinformatie is daarnaast van toepassing. Vraag de club om toelichting over de gegevensuitwisseling voor jouw aansluiting; informatie over de VHV vind je op handbal.be.

Evenementen, bestellingen en betalingen

We verwerken de antwoorden op het inschrijfformulier, contactgegevens, het gekozen tijdslot, tickets of maaltijden, aantallen, prijzen, totaalbedrag, referenties en de inschrijvings- en betaalstatus. Welke extra vragen worden gesteld, zie je bij het betreffende evenement. Deze gegevens zijn nodig om je inschrijving of bestelling uit te voeren, plaatsen of maaltijden te organiseren en je bevestigingen te sturen.

Wanneer online betalen wordt aangeboden, verloopt dat via Mollie. HBCD bewaart betaalreferenties en de betaalstatus, maar vraagt via het eigen formulier geen volledige kaartgegevens of bankinloggegevens. Mollie en de betrokken betaaldienstverleners verwerken betaalgegevens ook voor hun eigen wettelijke taken, zoals fraudebestrijding. Lees de privacyverklaring van Mollie. Bestel- en betalingsgegevens kunnen ook nodig zijn voor boekhoudkundige verplichtingen en het behandelen van betwistingen.

Website, veiligheid en beheer

Bij het gebruik van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browser- en apparaatgegevens en foutmeldingen. Onze infrastructuur gebruikt deze voor het leveren en beveiligen van de website en het onderzoeken van fouten of misbruik. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een betrouwbare en veilige website. Beheerdersgegevens dienen voor toegangsbeheer. We maken via deze website geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen en gebruiken de formulieren niet voor reclameprofilering.

3. Nieuwsbrieven, foto's en minderjarigen

Een contactbericht, lidmaatschapsaanvraag of evenementinschrijving is geen toestemming voor reclame of een nieuwsbrief. De nieuwsbriefinschrijving op deze website is momenteel niet actief. Bij een eventuele latere inschrijving vermelden we het doel en hoe je je uitschrijft. We gebruiken de oude verwijzing naar Mailchimp niet als bewijs dat die dienst voor de nieuwe website actief is.

Op de website kunnen ploegfoto's en beelden van clubactiviteiten verschijnen. Voor gerichte portretten en promotioneel gebruik vragen we de vereiste toestemming afzonderlijk; een lidmaatschap of inschrijving is daarvoor geen algemeen akkoord. Voor niet-gerichte sfeerbeelden beoordelen we het informatieve doel en de privacybelangen. We houden rekening met het recht op afbeelding en besteden extra aandacht aan kinderen. Voor minderjarigen betrekken we de wettelijke vertegenwoordiger en, afhankelijk van leeftijd en onderscheidingsvermogen, het kind zelf.

Wil je bezwaar maken tegen een beeld of toestemming intrekken? Mail de pagina en een omschrijving van het beeld naar ons privacycontact. We beoordelen je verzoek en informeren je over de opvolging. Intrekking verandert niets aan de rechtmatigheid van een eerdere verwerking die op geldige toestemming berustte.

4. Wie kan je gegevens ontvangen?

Binnen de club krijgen alleen personen die de gegevens nodig hebben voor hun taak toegang, bijvoorbeeld voor ledenadministratie, het beantwoorden van vragen of het organiseren van een evenement. We verkopen geen persoonsgegevens aan sponsors of adverteerders.

• Vercel levert hosting en bestandsopslag, Neon de database en Resend de verzending van transactionele e-mails. De gegevens die nodig zijn voor hun dienst kunnen via deze leveranciers worden verwerkt.
• Mollie en de betrokken betaaldienstverleners verwerken gegevens wanneer je online betaalt.
• Betrokken sportfederaties ontvangen de gegevens die nodig zijn voor je aansluiting of sportadministratie.
• Bevoegde overheden of professionele adviseurs kunnen noodzakelijke gegevens ontvangen wanneer een wettelijke verplichting of de behandeling van een rechtsvordering dat vereist.

Externe links naar bijvoorbeeld Facebook, Instagram of de federatie openen een andere dienst met een eigen privacybeleid. Het volgen van zo'n link kan gegevens aan die dienst doorgeven.

5. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Internationale leveranciers kunnen gegevens buiten de EER verwerken, bijvoorbeeld voor ondersteuning, e-mailaflevering of infrastructuur. Een Europese serverlocatie sluit dat niet automatisch uit. Een dergelijke doorgifte moet steunen op een geldige grondslag uit hoofdstuk V AVG, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen, zo nodig met aanvullende maatregelen. Je kunt bij ons vragen welke landen, leveranciers en waarborgen voor jouw gegevens van toepassing zijn en hoe je een kopie van de relevante waarborgen kunt verkrijgen.

6. Hoelang bewaren we gegevens?

De bewaartermijn hangt af van het doel en de toepasselijke verplichtingen. We hanteren de volgende criteria; een formulierinzending geeft ons geen recht om gegevens onbeperkt te bewaren.

• Contactvragen: zolang de vraag en eventuele opvolging lopen; daarna alleen voor zover de correspondentie nog nodig is voor een concreet dossier of geschil.
• Aansluitingsaanvragen en ledenadministratie: zolang nodig voor de aanvraag en het lidmaatschap. Nadien alleen de gegevens die nog nodig zijn voor federatieverplichtingen, wettelijke bewaarplichten of mogelijke rechtsvorderingen, gedurende de toepasselijke termijn.
• Evenementinschrijvingen en praktische gegevens zoals maaltijdkeuze of tijdslot: tot het evenement en de administratieve opvolging zijn afgerond, tenzij een concrete betwisting verder bewaren noodzakelijk maakt.
• Boekhoudkundige en betalingsbewijzen: gedurende de wettelijk toepasselijke bewaartermijn voor het betreffende document. De termijn wordt bepaald door het soort bewijs en de betrokken boekhoudkundige of fiscale verplichting.
• Technische logs en back-ups: gedurende de voor beveiliging, foutonderzoek en herstel benodigde periode, rekening houdend met de gebruikte dienst en back-upcyclus. Gegevens die uit de actieve omgeving verdwijnen, kunnen tot het aflopen van die cyclus nog in beperkte back-ups voorkomen.
• Toestemmingsbewijzen en beeldmateriaal: zolang het vermelde doel en de toepasselijke grondslag blijven bestaan; beperkt bewijs kan nodig blijven om aan te tonen welke toestemming werd gegeven of ingetrokken.

Vraag ons gerust welke termijn of welk criterium in jouw concrete situatie geldt. Bij een lopend geschil kunnen uitsluitend de daarvoor noodzakelijke gegevens langer worden bewaard.

7. Cookies en lokale opslag

In de huidige websitecode zijn geen advertentiepixels of optionele bezoekstatistieken geïntegreerd. De beheeromgeving gebruikt functionele sessie- en authenticatiecookies. Op onderdelen van de website kan een weergavevoorkeur lokaal in je browser worden opgeslagen. Hosting- en beveiligingsdiensten kunnen noodzakelijke technische opslag gebruiken. Welke opslag actief is, kan verschillen tussen een gewone bezoeker en een aangemelde beheerder.

Niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare trackers mogen pas actief worden na de vereiste voorafgaande toestemming. Als we die toevoegen, moeten we deze informatie en de keuzevoorziening aanpassen. Je kunt cookies en lokale websitegegevens verwijderen via de instellingen van je browser; daardoor kunnen je voorkeuren of aanmelding verloren gaan.

8. Welke rechten heb je?

• Je kunt inzage vragen en onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
• Je kunt onder de wettelijke voorwaarden verwijdering of beperking van de verwerking vragen. Wettelijke bewaarplichten kunnen volledige verwijdering verhinderen.
• Bij verwerking op basis van toestemming of overeenkomst die geautomatiseerd gebeurt, kun je onder de wettelijke voorwaarden gegevensoverdraagbaarheid vragen.
• Je kunt om redenen die verband houden met je specifieke situatie bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken.
• Wanneer we steunen op toestemming, kun je die op elk moment intrekken, zonder nadelige gevolgen voor de rechtmatigheid vóór de intrekking.

Mail je verzoek naar info@handbalclubdendermonde.be. We antwoorden in beginsel binnen één maand na ontvangst. Bij complexe of talrijke verzoeken kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; we laten dat binnen de eerste maand weten en leggen uit waarom. Bij redelijke twijfel over je identiteit vragen we alleen de aanvullende informatie die nodig is om je identiteit te bevestigen. Stuur niet spontaan een kopie van je identiteitskaart. Verzoeken zijn in beginsel kosteloos; wettelijke uitzonderingen worden gemotiveerd.

Verplichte formuliervelden zijn nodig om je bericht, aanvraag of bestelling te behandelen. Zonder die gegevens kunnen we dat mogelijk niet doen. Optionele velden mag je leeg laten. Gebruik je het formulier namens iemand anders, informeer die persoon dan en deel alleen wat nodig is.

9. Klacht of vraag?

Neem gerust eerst contact met ons op. Daarnaast kun je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je hoeft ons daarvoor geen toestemming te vragen.

10. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan wanneer onze werking of de regelgeving verandert. De datum bovenaan geeft aan wanneer deze versie werd bijgewerkt. Bij een wezenlijk nieuw gebruik van je gegevens geven we vooraf de nodige informatie en vragen we waar vereist opnieuw toestemming.